Oui : L'assureur doit avoir la meilleure visibilité possible sur l'évolution de votre solvabilité.  C'est normal car il assure ce risque auprès des consommateurs.

Il y a plusieurs situations selon le statut dans lequel vous exercez votre activité :

• Les SRL ou SA Belges : Vous devez respecter la loi et publier votre bilan dans les 30 jours de l'AG de votre société.  Comme nous avons un accès aux bilans publiés à la BNB, vous n'avez rien à faire.
• Les personnes physiques : Comme votre bilan n'est pas publié, selon la loi, vous devez nous fournir avant le 30 juin une copie certifiée par un comptable agréé.  Etant donné la pratique fiscale, la date d'échéance effective est le 31 juillet (pour le bilan de l'année précédente).  Vous devez spontanément le charger sur le site avec votre compte client.
• Les ASBL : Pour certaines ASBL, la publication du bilan à la Banque Nationnale de Belgique (BNB) n'est pas obligatoire.  Vous devez donc le charger sur le site avec votre compte client.
• Les sociétés ayant leurs activités gérées d'un autre pays : de la même manière que pour les cas précédent, ces structures doivent nous faire parvenir leur bilan dans les même délais en le chargeant sur le site avec leur compte client.

Attention :

• Si la compagnie d'assurance ne reçoit pas dans les délais ces informations, les sanctions peuvent s'appliquer comme des tarifs moins avantageux, les suspensions de la police d'assurance, voire l'exclusion.
• La fourniture de ce bilan certifié conforme n'exclut pas le besoin de la compagnie d'assurance de vous demander des informations complémentaires.  La loi vous oblige d'y répondre aussi.

Les chiffres de ventes (d'affaires) sont demandés par année civile. (1er janvier au 31 décembre)

Ce sont les ventes (les réservations) sur l’année qui doivent être renseignées. Comme vous devez faire signer un contrat de voyages (bon de commande) à votre client, tout début janvier, vous devez avoir l’information.
C’est pour cette raison que les conditions générales de l’assurance demandent demande les information avant le 31 janvier.
Vu que janvier est une période très active, nous avons, en accord avec tous les intervenants, pour l’assurance contre l’insolvabilité, étendu cette période à 3 mois. 
La date limite est devenue le 31 mars.

• On demande les chiffres de vente : pas la comptabilité ou le bilan. Ces chiffres peuvent être trouvé par votre logiciel de gestion, l’inventaire de vos bons de commande ou la comptabilité. Le plus souvent, c’est plus facile et rapide avec le logiciel de gestion (Servico, TravelNote, Tide, …)
• Les agences ayant un exercice décalé ont la possibilité de choisir une autre période lors de la première année de déclaration. Ils devront se tenir à la même période pour les années suivantes.
• Vous pouvez communiquez en terme de vente (réservations) ou en terme de chiffres d'affaires (facturé).  La seules contraintes est de garder la même méthode pour les années suivantes.
• Un retard dans la déclaration peut entraîner une majoration importante votre prime de plein droit (non contestable et non modifiable).  De plus, c'est une raison suffisante pour arrêter votre couverture d'assurance.

Pourquoi y a-il une différence ?

La raison se trouve dans les activités couvertes par ces polices.

Ces couvertures sont établies par les lois et directives.

La police contre l'insolvabilité protége le consommateur essentiellement pour les voyages à forfait.  Si vous avez d'autres activités comme l'émission de "ticket only", l'assurance contre l'insolvabilité n'intervient pas.

A contrario, la RC Pro couvre un plus large spectre d'activité.  Et donc, les chiffres pour déterminer les primes peuvent être différent.

Les déposants doivent déposer les comptes annuels auprès de la Banque Nationale de Belgique (BNB) dans les trente jours qui suivent l'approbation des comptes annuels et au plus tard dans les sept mois qui suivent la clôture de l'exercice.  Pour le secteur du tourisme, la loi est encore plus stricte car c'est au plus tard dans le délai d'un mois après leur approbation par l'assemblée générale (https://www.ejustice.just.fgov.be/cgi_loi/change_lg.pl?language=fr&la=F&cn=2018052905&table_name=loi).

Si vous (votre comptable) ne rentrez pas cette déclaration dans les délais, vous avez 3 types de sanctions :

• La loi permet de vous supprimer votre assurance et vous devez arrêter immédiatement vos activités.
• L'Etat peut vous infliger une amende, et au pire, dissoudre votre société d'autorité et sans préavis.
• Votre réputation se détériore pour les fournisseurs et l'assureur, car si vous n'arrivez pas à communiquer à temps votre bilan, soit :
  • vous n'êtes pas rigoureux et vous êtes dans le flou administratif.
  • vous avez intérêt qu'on ne connaisse pas l'état de votre situation et donc, c'est interprété comme situation préocupante.

Oui,

Nous travaillons avec un contrat cadre d'une police collective pour que vous puissiez bénéficier des meilleurs tarifs et conditions.

Bien entendu, l'acceptation de votre société par la compagnie MS-Amlin est le préalable indispensable pour bénéficier de ces avantages.

Ensuite, nous actons votre souscription à la police qui, elle se référe aux conditions générales.

Les échanges de mail, factures et paiements de celles-ci sont largement suffisant pour l’établissement de la relation contractuelle et de ces conditions.

Les conditions de ces polices, vous les trouvez dans ces documents (qui sont sur le site)

Conditions Générales Assurance Insolvabilite Financiere

Conditions Générales Assurance RC Agences de Voyages

Conditions Générales Protection Juridique Exploitation

Et la fiche IPID (pour mieux comprendre la police d'assurance)
Ipid RC agence de voyages
Ipid Insolvabilite Agence de Voyages