Hieronder volgt een korte samenvatting van de stappen die u moet volgen om goed van start te gaan.

Stap 1

Beschrijf uw project beknopt en stel een financieel plan op.

Het financieel plan is noodzakelijk om de rentabiliteit van uw project op lange termijn (3 jaar) te kunnen beoordelen.

Ons advies: om te profiteren van het beste tarief en waardevol advies, is dit ook het moment om u te informeren over de steun die Avitour (www.avitour.travel ) u kan bieden.

Als u bij de start van uw activiteit inschat dat uw rentabiliteit te laag zal zijn in verhouding tot de kosten, kunt u samenwerken met een reisbureau.

Als u een vestigingsplaats in het Brussels Gewest heeft, moet u bovendien een vergunning aanvragen bij het Commissariaat-generaal voor Toerisme:https://servicepublic.brussels/

Stap 2

Beslis of u uw project als “natuurlijke persoon” of als “vennootschap” uitvoert.

Natuurlijke persoon (zelfstandige)

Voordelen:

• Sneller
• Iets goedkoper bij de start
• Minder geld (middelen) nodig om de activiteit op te starten

Nadelen:

• Al uw privévermogen is in het spel en kan dus verloren gaan
• Risico op verwarring van vermogens en dus meer wantrouwen van de sector, banken en verzekeraars.
• Moeilijker om de ‘echte’ rentabiliteit te zien
• Hogere bankgarantie nodig als de activiteit toeneemt

Onderneming

Voordelen:

• Grotere geloofwaardigheid ten opzichte van leveranciers, banken en verzekeraars
• Uw risico is beperkt tot uw inbreng in uw onderneming (uw privévermogen is beschermd)
• Meer aftrekposten en een eenvoudigere overdracht van de activiteit

Nadeel:

• Verplichte minimumkapitaal van 25.000 euro.
• De termijn en de opstartkosten. Er is een notariële akte nodig en de afspraak bij de notaris kan enige tijd in beslag nemen.

Wat u moet weten, is dat er geen verschil is tussen een vennootschap en een natuurlijke persoon voor:

• Het indienen van een jaarrekening (ja, voor onze sector is dit ook een vereiste voor natuurlijke personen)
• Bankgarantie om de activiteit te starten: deze wordt bepaald door het project
• Verplichtingen en termijnen voor: het meedelen van de omzet, het indienen van de jaarrekening, eventuele attesten, ...

Ons advies: kies indien mogelijk voor een vennootschap. In dat geval bedraagt het te storten kapitaal minimaal 25.000 euro (direct beschikbaar voor de activiteit van de vennootschap). De notaris moet het kapitaal registreren als “onbeschikbare inbreng” (het blijft beschikbaar voor uw activiteit).

Stap 3

Vul het formulier voor de verzekering in op de website www.travel-safe.be en dien het in.

U moet uw financieel plan en de beschrijving van uw project uploaden en enkele vragen beantwoorden.

Er zijn twee verplichte verzekeringen: insolventie en beroepsaansprakelijkheid aangepast aan de sector. Deze twee verzekeringen kunt u afsluiten via www.travel-safe.be

Ons advies: sluit beide verzekeringen bij ons af, dan bent u verzekerd van de beste prijs-kwaliteitverhouding. Het gaat om polissen die door de sector (Upav/VVR/Avitour) voor de sector zijn onderhandeld.

Stap 4

U ontvangt binnen twee weken een antwoord van de verzekeringsmaatschappij. Indien uw aanvraag wordt aanvaard, dient u uw bank te vragen om voor een bepaald bedrag borg te staan voor uw activiteit. Het bedrag van de borg wordt bepaald door de verzekeraar bij aanvaarding van het dossier.

U dient met uw bank te overleggen/onderhandelen over de voorwaarden. In de praktijk hebben banken gemiddeld 6 tot 8 weken nodig (om deze garantie te aanvaarden en af te geven).

Ons advies: breng uw bank op de hoogte zodat zij zich kan voorbereiden en laat het dossier niet liggen.

Stap 5

Zodra wij het document van de bank hebben ontvangen, worden de verzekeringspolissen binnen 48 uur geactiveerd en worden de voorschotfacturen opgesteld.

Zodra de voorschotfacturen zijn betaald, worden de verzekeringsattesten automatisch per e-mail verzonden.

Vanaf de activering van de verzekeringspolissen kunt u verkopen en reizen organiseren.

Op dat moment kunnen wij u alleen nog maar succesvolle verkopen toewensen.

Laatste tips: U vindt ook veel informatie op de website www.travel-safe.be, met name:

1. https://travel-safe.be/nl/informatie/verkopen-organiseren-van-reizen
2. https://travel-safe.be/nl/informatie/faq-algemeen

Gezien de evoluties in de wetgeving en de aansprakelijkheid van bedrijfsleiders, bestuurders, projectleiders, ... is het nuttig om ook een “D&O”-verzekering te overwegen. Meer informatie vindt u hier

Financiële screening: een sleuteltool om risico’s te anticiperen

Elk jaar moet de verzekeringsmaatschappij het risiconiveau van elke klant beoordelen. Een van de instrumenten die daarbij wordt gebruikt, is financiële screening.

Hoewel de beslissing altijd bij de verzekeringsmaatschappij ligt, voeren wij ook het analysewerk uit.

Wij gebruiken uw gepubliceerde balans en enkele andere feitelijke gegevens. Op basis daarvan brengen wij met behulp van bepaalde ratio's en cijfers uw ontwikkeling in kaart. Deze ratio's worden door de verzekeringsmaatschappij gebruikt om het risico dat u vertegenwoordigt te meten.

Een belangrijke indicator is het niveau van uw eigen vermogen. Gezien uw activiteitenniveau moet dit bedrag vaak hoger zijn dan 25.000 euro. Voor de verzekeraar moet dit kapitaal meer dan 5% van uw omzet bedragen, en tot 15% als u veel organisatiewerk verricht. Uiteraard hebben de meesten van u dit al verhoogd door de winst niet (of niet volledig) uit te keren. Dit is een goede methode om uw solvabiliteit te verhogen.

Deze eisen van verzekeraars moet u doorgeven (en eraan herinneren) aan uw boekhouder, zodat hij hiermee rekening houdt bij het opstellen van de balans en in het advies dat hij u geeft.

De screening brengt ook andere belangrijke punten aan het licht, zoals de evolutie van:

• de rentabiliteit
• de variatie van de risico's van de activiteiten
• het beheer van de liquiditeiten
• de solvabiliteit
• ...

Al deze elementen geven ons een beeld en stellen de verzekeraar gerust, terwijl wij uw aandacht kunnen vestigen op belangrijke punten.

Wat gebeurt er als de verzekeraar het eigen vermogen ontoereikend acht? Om u te kunnen blijven verzekeren, kan de verzekeraar u vragen om:

• dat u uw eigen vermogen verhoogt (met een “onbeschikbare inbreng” via een notariële akte)

Ondanks de invoering van het federale mechanisme dat in 2023 wordt gestemd en dat de kosten voor verzekeringsmaatschappijen met 10% verhoogt, blijven de premies op het niveau van vorig jaar.

Waarom: Dankzij de goede gezondheid van de sector in het algemeen en geen faillissement in 2023 (voor Travel-Safe).

Ter herinnering: in de meeste andere landen zijn de tarieven en/of garanties veel hoger.

De effectiviteit van digitalisering wordt vaak belemmerd door het feit dat een of ander document fysiek ondertekend, gescand en teruggestuurd moet worden.

We hebben het aantal fysieke handtekeningen geleidelijk verminderd.

Vandaag de dag is het systeem compleet en operationeel: u hoeft niets meer fysiek te ondertekenen: u hoeft het alleen nog maar op uw computer te valideren.

Gelukkig zijn claims zeldzaam. Maar omdat ze zo zeldzaam zijn, weten we niet hoe we ze moeten melden (wat wel en wat niet). Om u te helpen, hebben wij een “Wizards” tool opgezet die u stap voor stap zal helpen bij het voorbereiden van uw claim.

Ter herinnering, er zijn 3 essentiële elementen om het dossier in aanmerking te nemen.

- Een fout of vergissing van de agent
- Deze fout of vergissing is de oorzaak van schade aan de klant

- Schade die meetbaar (financieel) en reëel is op het moment van de beslissing van de verzekeraar.

Aan deze 3 voorwaarden moet voldaan zijn voordat de verzekeraar de zaak in behandeling kan nemen.

Tegen 1 januari 2026 moeten alle facturen aan bedrijven (BtoB) worden uitgegeven in een gestandaardiseerd elektronisch formaat, zoals PEPPOL-BIS.

Travel-Safe voldoet nu al aan deze toekomstige verplichting.

Als u inlogt op de site met uw inloggegevens, kunt u uw factuur nu uploaden in 2 formaten: traditioneel (PDF) en dit gestandaardiseerde elektronische formaat (UBL).

Op dit moment ontvang je een factuur van wat je nog moet betalen voor het jaar 2022. Dit is gebaseerd op de verkoopcijfers van vorig jaar.

Sommigen van jullie zijn verrast door een saldofactuur die hoger is dan vóór de COVID-crisis.

Hier zijn de redenen waarom:

De Covid-crisis heeft zijn tol geëist in onze sector, en voor een verplicht product: de insolventieverzekering.

Na meer dan 2 jaar onderhandelen en werken, zien we eindelijk het licht aan het einde van de tunnel.